EQS-HV: DATAGROUP SE: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 14.03.2024 in Pliezhausen mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

Die für Aktiengesellschaften mit Sitz in Deutschland maßgeblichen Vorschriften, insbesondere des Handelsgesetzbuches (HGB) und des Aktiengesetzes (AktG), finden auf die DATAGROUP SE aufgrund der Verweisungsnormen der Art. 5, Art. 9 Abs. 1 lit. c) ii), Art. 53 sowie Art. 61 der Verordnung (EG) Nr. 2157/2001 des Rates vom 8.10.2001 über das Statut der Europäischen Gesellschaft (SE-Verordnung) Anwendung, soweit sich nicht aus spezielleren Vorschriften der SE-Verordnung oder des SE-Ausführungsgesetzes (SEAG) etwas anderes ergibt.

Hinweis: Die vorgenannten Unterlagen sind im Internet unter

zugänglich. Die Unterlagen werden auch während der Hauptversammlung unter o.g. Link zugänglich sein sowie während der Hauptversammlung ausliegen und näher erläutert werden. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist zum Tagesordnungspunkt 1 keine Beschlussfassung vorgesehen, da der Aufsichtsrat den Jahres- und Konzernabschluss bereits gebilligt hat. Der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 AktG festgestellt.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, zu beschließen:

Der im Geschäftsjahr vom 01.10.2022 bis 30.09.2023 erzielte Bilanzgewinn der DATAGROUP SE in Höhe von EUR 75.845.069,99 wird wie folgt verwendet:

Von der Gesellschaft gehaltene eigene Aktien sind gemäß § 71b AktG nicht dividendenberechtigt. Der vorstehende Gewinnverwendungsvorschlag berücksichtigt die von der Gesellschaft im Zeitpunkt der Bekanntmachung der Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger unmittelbar oder mittelbar gehaltenen 17.541 eigenen Aktien. Sollte sich die Zahl der von der Gesellschaft gehaltenen eigenen Aktien bis zum Zeitpunkt der Hauptversammlung verändern, wird bei unveränderter Höhe der Dividende je dividendenberechtigter Aktie ein entsprechend angepasster Gewinnverwendungsvorschlag unterbreitet.

Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag fällig.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die nachfolgend unter lit. a) bis c) genannten Mitglieder des Vorstands für das am 30.09.2023 beendete Geschäftsjahr zu entlasten:

a) Andreas Baresel

b) Dr. Sabine Laukemann

c) Oliver Thome

Es ist beabsichtigt, die Hauptversammlung im Wege der Einzelabstimmung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands entscheiden zu lassen.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die nachfolgend unter lit. a) bis c) genannten Mitglieder des Aufsichtsrats für das am 30.09.2023 beendete Geschäftsjahr zu entlasten:

a) Heinz Hilgert

b) Hubert Deutsch

c) Hans-Hermann Schaber

Es ist beabsichtigt, die Hauptversammlung im Wege der Einzelabstimmung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats entscheiden zu lassen.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die BANSBACH GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Löffelstraße 40, 70597 Stuttgart

Im Hinblick auf die Transparenz der DATAGROUP SE und als Service für die Aktionär*innen der Gesellschaft werden nachfolgend nicht nur die gesetzlich zwingenden Angaben, sondern auch weitergehende Informationen in Anlehnung an die Anforderungen für börsennotierte Gesellschaften gegeben.

Das Grundkapital der Gesellschaft ist am Tag der Einberufung dieser Hauptversammlung eingeteilt in 8.349.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien, von denen jede Aktie eine Stimme gewährt. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beläuft sich damit auf 8.349.000 Stimmrechte.

Zum Zeitpunkt der Einberufung sind in dieser Gesamtzahl 17.541 eigene Aktien enthalten, aus denen der Gesellschaft keine Rechte zustehen.

Gemäß § 17 Abs. 1 bis 3 der Satzung sind zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts diejenigen Aktionär*innen berechtigt, die sich hierzu fristgerecht anmelden und als Nachweis ihrer Berechtigung der Gesellschaft unter der nachfolgend genannten Adresse einen durch das depotführende Institut in Textform erstellten besonderen Nachweis ihres Anteilsbesitzes übermitteln:

DATAGROUP SE
c/o Art-of-Conference
Martina Zawadzki
Postfach 11 06
71117 Grafenau
E-Mail: hauptversammlung@art-of-conference.de
Fax: 0711 4709713

Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung, den 22.02.2024 (00:00 Uhr), beziehen und der Gesellschaft, ebenso wie die Anmeldung, unter der vorgenannten Adresse mindestens sechs Tage vor der Versammlung, also spätestens bis zum 07.03.2024 (24:00 Uhr), zugehen. Das gilt auch nach dem durch das Gesetz zur Finanzierung von zukunftssichernden Investitionen (ZukunftsfinanzierungsG) geänderten § 123 Abs. 4 Satz 2 AktG, wonach sich der Nachweis auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen hat. Denn der gesetzliche Nachweisstichtag entspricht materiellrechtlich dem nach der bisherigen Regelung des § 123 Abs. 4 Satz 2 AktG a.F. und § 17 Abs. 2 der Satzung der Gesellschaft maßgeblichen Zeitpunkt, also dem Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung. Für den Nachweis der Berechtigung reicht ein in Textform erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Kreditinstitut aus. Nach Eingang des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionär*innen Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionär*innen frühzeitig für die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen. Die Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung müssen in deutscher oder englischer Sprache erfolgen.

Der Nachweisstichtag (Record Date) ist das entscheidende Datum für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts in der Hauptversammlung. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär*in nur, wer einen Nachweis des Anteilsbesitzes zum Record Date erbracht hat. Veränderungen im Aktienbestand nach dem Record Date haben hierfür keine Bedeutung. Aktionär*innen, die ihre Aktien erst nach dem Record Date erworben haben, können somit nicht mit diesen Aktien im eigenen Namen an der Hauptversammlung teilnehmen. Aktionär*innen, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis erbracht haben, sind auch dann zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt, wenn sie die Aktien nach dem Record Date veräußern. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und ist kein relevantes Datum für eine Dividendenberechtigung.

Das Stimmrecht kann durch einen Bevollmächtigten, zum Beispiel durch ein Kreditinstitut oder eine Vereinigung von Aktionär*innen, ausgeübt werden. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen grundsätzlich der Textform (§ 126b BGB), wenn keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird. Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Stimmrechtsberater*innen, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde) ist die Vollmachtserklärung von Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten. Die Vollmachtserklärung muss vollständig sein und darf ausschließlich mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Aktionär*innen sollten sich in diesen Fällen mit den zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abstimmen. Die Erteilung und der Nachweis einer Vollmacht können unter Nutzung des auf der Internetseite der Gesellschaft abrufbaren Vollmachtsformulars erfolgen. Ein Vollmachtsformular befindet sich auch auf der Rückseite der Eintrittskarte, welche den Aktionär*innen nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung zugeschickt wird und wird den Aktionär*innen zudem auf Verlangen zugesandt.

Der Nachweis der Bevollmächtigung kann an die nachfolgend genannten Kontaktdaten der Gesellschaft per Briefversand oder E-Mail übermittelt werden:

DATAGROUP SE
Team Hauptversammlung
Wilhelm-Schickard-Straße 7
72124 Pliezhausen
E-Mail: hv@datagroup.de

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionär*innen weiter an, sich von weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter*innen der Gesellschaft vertreten zu lassen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter*innen der Gesellschaft gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Zur Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter*innen der Gesellschaft bitten wir Sie, das auf der Internetseite der Gesellschaft abrufbare Vollmachtsformular zu nutzen. Wir weisen darauf hin, dass die Stimmrechtsvertreter*innen der Gesellschaft das Stimmrecht nur zu denjenigen Punkten der Tagesordnung ausüben können, zu denen ihnen Weisungen erteilt wurden. Die Vollmacht und die Weisungen an den/die Stimmrechtsvertreter*in müssen entweder im unterschriebenen Original an die vorstehend angegebene Postadresse oder als eingescanntes Dokument per E-Mail bis spätestens zum 12.03.2024 um 12:00 Uhr bei der Gesellschaft unter den vorstehend genannten Kontaktdaten zugegangen sein. Nach Ablauf der vorgenannten Frist ist die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter*innen nur noch möglich, indem die Aktionär*innen das am Einlass zur Hauptversammlung ausgehändigte Formular ausfüllen und spätestens bis zum Ende der Generaldebatte in der Hauptversammlung an dem dafür vorgesehenen Schalter abgeben.

Wir weisen darauf hin, dass auch zur Bevollmächtigung eine ordnungsgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes in Textform erforderlich sind. Bevollmächtigt ein*e Aktionär*in mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft einen oder mehrere von diesen zurückweisen.

Aktionär*innen, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Entsprechende Tagesordnungsergänzungsverlangen sind schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und müssen der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Versammlung, also bis zum 18.02.2024 (24:00 Uhr), zugehen. Bitte richten Sie entsprechende Verlangen an:

DATAGROUP SE
Vorstand
Wilhelm-Schickard-Straße 7
72124 Pliezhausen

Darüber hinaus können Aktionär*innen der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge übersenden. Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein. Aktionär*innen werden gebeten, ihre Aktionär*inneneigenschaft zum Zeitpunkt der Übersendung des Gegenantrags bzw. Wahlvorschlags nachzuweisen. Anträge und Wahlvorschläge sind ausschließlich zu richten an:

DATAGROUP SE
Team Hauptversammlung
Wilhelm-Schickard-Straße 7
72124 Pliezhausen
E-Mail: hv@datagroup.de

Wir werden zugänglich zu machende Anträge und Wahlvorschläge von Aktionär*innen einschließlich des Namens, zugänglich zu machender Begründungen und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unter der Internetadresse

veröffentlichen. Hierbei werden nach § 126 Abs. 1 AktG alle spätestens 14 Tage vor dem Tage der Hauptversammlung, also bis zum 28.02.2024 (24:00 Uhr), eingehenden Anträge und Wahlvorschläge zu den Punkten der Tagesordnung berücksichtigt.

Allen Aktionär*innen ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstandes der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen.

Um die sachgerechte Beantwortung zu erleichtern, werden Aktionär*innen höflich gebeten, diese Fragen möglichst frühzeitig an die oben genannte Adresse zu übersenden. Diese Übersendung ist keine förmliche Voraussetzung für die Beantwortung. Das Auskunftsrecht bleibt hiervon unberührt.

Diese Einladung zur Hauptversammlung, die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen, einschließlich der erforderlichen Informationen in entsprechender und freiwilliger Anwendung von § 124a AktG, Anträge von Aktionär*innen sowie weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionär*innen nach Art. 56 Satz 2 und Satz 3 der Verordnung (EG) Nr. 2157/2001 des Rates vom 08.10.2001 über das Statut der Europäischen Gesellschaft (SE-Verordnung) und § 50 Abs. 2 SE-Ausführungsgesetz (SEAG), §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 und 131 Abs. 1 AktG sind alsbald nach der Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter

zugänglich.

Die zugänglich zu machenden Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung ausliegen.

Die DATAGROUP SE verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten: Kontaktdaten (z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse; ggf. Name, Adresse, E-Mail-Adresse einer bevollmächtigten Person), Informationen über Ihre Anteile (z. B. Aktienanzahl, Besitzart), Verwaltungsdaten (z. B. die Nummer der Eintrittskarte) sowie die jeweilige Abstimmung zum jeweiligen Tagesordnungspunkt. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) i.V.m §§ 118 ff. AktG sowie auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Durchführung eines Vertrages erforderlich ist. Die DATAGROUP SE ist rechtlich sowie satzungsgemäß verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionär*innen durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich nicht zur Hauptversammlung anmelden.

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Gästen der Hauptversammlung richtet sich bei der Gästeanmeldung und der Teilnahme im Übrigen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Die DATAGROUP SE hat ein berechtigtes Interesse daran, Gästen die Anmeldung und Teilnahme an der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Soweit die personenbezogenen Daten nicht von Ihnen oder Ihrem Aktionärsvertreter im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben wurden, übermittelt die Ihr Depot führende Bank oder ein in den Anmeldevorgang eingebundener Dritter die personenbezogenen Daten der Aktionär*innen oder Aktionärsvertreter*innen an uns.

Für die Datenverarbeitung ist die DATAGROUP SE verantwortlich.

Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:

DATAGROUP SE
Team Hauptversammlung
Wilhelm-Schickard-Str. 7
72124 Pliezhausen
E-Mail: hv-datenschutz@datagroup.de

Bevollmächtigen Sie eine andere Person zur Verfolgung der Hauptversammlung und/oder zur Ausübung der damit zusammenhängenden Rechte, verarbeitet die DATAGROUP SE den Namen und die Adresse Ihrer bevollmächtigten Person, um die ordnungsgemäße Durchführung der Hauptversammlung sicherzustellen. In diesem Fall haben Sie die bevollmächtigte Person über die Datenverarbeitung der personenbezogenen Daten durch die DATAGROUP SE zu informieren.

Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der DATAGROUP SE zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie HV-Agenturen, Rechtsanwält*innen oder Wirtschaftsprüfer*innen. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist. Bei der Veröffentlichung von Tagesordnungsergänzungsverlangen und Gegenanträgen bzw. Wahlvorschlägen werden Name und Wohnort des Antragstellers genannt. Im Rahmen der Hauptversammlung können Aktionär*innen und Aktionärsvertreter*innen das Teilnehmerverzeichnis einsehen, soweit dieses zugänglich gemacht wird.
Die oben genannten Daten werden je nach Einzelfall bis zu drei Jahre (aber nicht weniger als zwei Jahre) nach Beendigung der Hauptversammlung aufbewahrt und dann gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich.

Ihre Daten werden nicht zum Gegenstand einer automatisierten Datenverarbeitung gemacht werden. Insbesondere als Gast sind Sie weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung bereitzustellen. Ohne Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist eine Teilnahme an der Hauptversammlung jedoch leider nicht möglich.

Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben das Recht, auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Sie u. U. das Recht auf Übertragung sämtlicher von Ihnen an uns übergebene Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“) und ein Recht auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an

Zudem haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Den Datenschutzbeauftragten der DATAGROUP SE erreichen Sie unter folgender Adresse:

datenschutz süd GmbH
Wörthstr. 15
97082 Würzburg
E-Mail: office@datenschutz-sued.de

Pliezhausen, im Januar 2024

Die weibliche Form ist der männlichen Form in diesem Dokument gleichgestellt. Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit wurde in Teilen die männliche Form gewählt, insbesondere immer dann, wenn davon auszugehen ist, dass eine juristische Person gemeint ist.